Unternehmer sollten das Umsatzsteuergesetz (UStG) gut kennen. Denn dieses enthält Regeln für die Rechnungsschreibung. Vor allem was den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger betrifft, haben die Regeln große Bedeutung. Alle Angaben auf der Rechnung müssen vollständig und vor allem richtig sein. Sonst berechtigen sie nicht zum Abzug der Umsatzsteuer. Pflichten hat auch der Empfänger einer Rechnung. Er muss prüfen, ob das Papier auch alle Angaben enthält.
Rechnung immer gründlich prüfen
Dafür muss dem Rechnungsempfänger klar sein, was alles auf der Rechnung zu stehen hat. Das sind zunächst der Name und die Anschrift desjenigen, der die Leistung erbracht hat, von dem also die Rechnung stammt. Was den Empfänger einer Leistung oder einer Ware betrifft, genügen das Postfach oder eine Großkundenadresse. Daraus müssen jedoch eindeutig Rückschlüsse auf den Namen und die Adresse möglich sein. Eine Rechnung darf niemals die Adresse eines Dritten enthalten darf, auch nicht mit einem Zusatz c/o. Das gilt selbst dann, wenn der Dritte beauftragt wurde, die Rechnung abzuwickeln.
Wichtige Nummern
Der Empfänger der Rechnung sollte genau prüfen, ob das Papier zwei wichtige Nummern aufweist. Das ist zum einen die Steuernummer desjenigen, der die in Rechnung gestellte Leistung erbrachte. Hier genügt die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.). Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Wenn der Empfänger Rechnung im Gegenzug eine Gutschrift erteilt, gehört auf die Bescheinigung darüber die Steuernummer des Leistungserbringers, seine eigene dagegen nicht. Die zweite wichtige Ziffer auf einer Rechnung ist die fortlaufende Rechnungsnummer. Auch hier muss der Empfänger genau hinsehen. Nach welcher Logik die Nummer gebildet wurde, ob aus Zeiträumen, Betriebsstätten oder Filialen, ist unwichtig. Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird.
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